柳州市红十字会政府采购内部控制制度

为加强我会政府采购管理工作，规范采购行为，提高政府采购效率，促进廉政勤政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》及自治区、市政府采购相关规定，制定本制度。

第一条 本制度所称政府采购，是指使用财政性资金以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。本制度所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。本制度所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。

本单位政府采购一般包括办公设备、专用设备、印刷品印制、宣传品、建筑物修缮、政府购买服务等。

第二条 本单位在日常经营活动过程中，至少应关注涉及政府采购业务的下列风险：

（一）采购预算编制与计划管理。

1.政府采购预算编制与审核。

资产管理与预算编制单位之间缺乏沟通协调，政府采购活动与业务活动相脱节，出现资金浪费或资产闲置等问题。

2.采购计划编制。

超预算指标和内容编制采购计划，影响政府采购预算的执行效果。

3.采购计划审核和审批

政府采购需求审核审批不严格，未按政府采购预算进行采购，影响政府采购预算的严肃性和政府采购效果。

（二）采购活动管理

1.政府采购活动开展不规范，未按规定选择采购方式、发布采购信息，甚至化整为零或其他方式规避公共招标。

2.质疑投诉处理不及时，不规范，既不利于及时发现问题，发挥社会监督作用，也影响政府公信力。

3.政府采购档案管理不善、信息缺失，影响政府采购信息和财务信息的真实完整。

第三条 单位在建立与实施政府采购内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或者关键环节的控制：

（一）采购预算与计划管理

1.政府采购预算编制

建立预算编制、政府采购和资产管理等单位或岗位之间的沟通协调机制，联合进行政府采购预算编制。

2.编制政府采购计划

采购承办单位严格按照政府采购预算范围、数量、金额和要求等编制政府采购计划。对于大宗设备、物资或重大服务采购业务需求，由采购管理小组集体研究决定，形成各单位相互协调、相互制约的机制，加强对采购业务各个环节的控制。

3.采购计划审核

政府采购单位核未列入年初政府采购计划的合理性：财务人员对采购计划是否在预算指标额度内进行审核以及采购计划是否列入预算、资产管理单位对是否与采购承办单位的工作计划和资产存量相适应进行审核；办公室对是否与资产配置标准相符进行审核。专业性设备附有相关技术单位（部门）的审核意见。

4.采购计划审批

合理设置政府采购计划的审批权限、程序和责任。

经审核的政府采购计划按照相应程序进行审批。

审批后政府采购计划下达给采购承办单位，作为办理政府采购业务的依据。

（二）采购活动管理

1.采购承办单位采购的申请

采购承办单位(或具体承办人)应当以批复的政府预算和计划提出政府采购申请。

2.政府采购单位审核

本单位政府采购管理小组负责对采购承办单位（或具体承办人）的政府采购申请进行审核。

审核重点为是否符合政府采购计划，采购成本是否在预算指标额度内，采购组织形式是否合规等。

对采购进口产品、变更政府采购方式等事项加强审核和审批。

3.政府采购信息的发布

根据政府采购组织形式的不同，在政府指定的政府采购信息发布媒体上进行发布相关采购信息。

4.采购项目验收

根据政府采购组织形式的不同，确定验收方式。

如有需要，需组建验收小组。

出具验收证明。

财务室根据验收证明办理款项支付。

5.质疑投诉处理

专人负责质疑投诉处理工作。

规定质疑答复工作的职责权限和工作流程。

答复中形成的各种文件由政府采购单位进行归档和保管。

质疑投诉问题要进行定期梳理报告，发现问题，改进工作。

6.政府采购业务记录控制

建立政府采购业务工作档案。由财务室负责妥善保管采购业务的相关文件，包括：采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明、投诉处理决定等，完整记录和反映采购业务的全过程。

定期分类统计政府采购信息。

7.加强涉密采购项目安全保密管理。涉密采购项目，应当在保密工作管理单位的监督指导下，严格履行安全保密审查程序，并与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。

第四条 单位应建立政府采购工作岗位责任制，明确相关单位和岗位的职责、权限，确保办理政府采购工作中的不相容岗位相互分离、制约和监督。

单位政府采购工作不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批。

（二）供应商的选择与审批。

（三）采购合同协议的拟定、审核与审批。

（四）采购、验收与相关记录。

（五）付款的申请、审批与执行。

第五条 单位成立政府采购管理小组（以下简称采购小组），由科室负责人、财务、监事会人员、会领导组成。

采购小组负责管理本单位的政府采购，包括审核本单位的采购计划、采购项目的采购方式、委托采购代理机构(含市政府采购中心和各采购代理机构，下同)代理采购采购文件的整理及归集采购项目采购全过程的有关文件等。

采购承办单位：指本单位各科室具体承办人。

第六条 具体岗位职责如下：

（一）采购小组在政府采购工作中履行以下职责：

1.建立政府采购管理工作制度，加强对本单位采购人员的监督和培训。

2.编报政府采购预算、政府采购实施计划和政府采购信息。

3.依法委托或自行办理政府采购事宜。

4.选定代表参与政府采购评审工作。

5.答复供应商的询问、质疑。

6.负责对政府采购档案的管理工作。

7.接受监督管理部门的监督检查。

（二）财务在政府采购工作中履行以下职责：

1.按政府采购规定、要求，对日常办公、生活的办公消耗用品及类似物品、家具用具、修缮工程、政府购买服务等项目提出科学、合理的技术指标配置和预算价。

2.负责采购承办单位、所属单位资产购置计划审批、资产登记和管理。

3.负责采购承办单位、所属单位预算管理、款项支付审核及汇转。

4.负责政府采购项目审批资料的初审和申报审批。

（三）采购承办单位履行以下职责：

1.申请、报批采购计划。

2.参加本单位采购项目招标文件、合同会审，开标、评标及采购项目验收入库、分发，协助财务办理固定资产登记手续，及时办理经费结算手续。

第七条 单位应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。

（一）在年初政府采购预算表以及政府购买服务表内的项目，采购承办单位根据预算内容采购。未在年初政府采购预算表以及政府购买服务表内的项目，采购承办单位根据实际所需填写“采购申请单”，经本科室负责人审核同意后，7个工作日内报采购管理小组审批。

（二）采购小组负责汇总采购承办单位申购计划，报分管领导审核，然后根据权限审批交由采购采购具体承办人员实施采购。审批权限为：1万元（不含）以下由分管领导审批，1万元（含）至3万元（不含）还须经主要领导审批，3万元（含）至10万元（不含）经班子会研究审批，10万元（含）以上经党组会研究审批。

（三）采购预算金额达到“自治区政府集中采购目录及限额标准”（以下简称“目录”）金额起点，应按《柳州市政府采购工作规程》中关于政府（集中）采购项目编制政府采购计划表的规定，编制政府采购计划。

对于大宗物品，采购承办单位负责与供货单位拟订采购合同，报党组会审批后存档备案。

对到货物品，由仓库保管的人员进行验收入库，出具验收证明。对重大采购项目或维修工程要成立验收小组。对验收不合格的物品要及时上报处理。监事会人员不定期检查仓库物资。

采购承办单位将应付款项目报财务审核，并经逐级审批同意后由财务执行付款结算。

第八条 编制政府采购计划

（一）采购预算金额达到“目录”金额起点的，应按《柳州市政府采购工作规程》中关于政府（集中）采购项目编制政府采购计划的规定，编制政府采购计划。采购预算金额未达到“目录”金额起点的，应按《柳州市红十字会政府采购内部控制制度》的规定，编制政府采购计划。

（二）属市财政安排资金的采购项目应根据下达的年度政府采购预算填报采购形式。使用年度政府采购预算以外的资金采购纳入当年的采购项目，应根据限额标准填报采购形式。

（三）单位政府采购采用以下方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源、网上超市、框架协议、直接订购进行采购。

采购承办单位在填报政府采购计划时，应确定政府采购项目的采购方式。

第九条 政府采购计划的资金确认和批复

（一）财务收到采购承办单位报送的政府采购的政府采购计划后，对拟进行政府采购的项目资金来源情况进行审核。

（二）如有因采购项目特殊，要求以邀请方式进行政府采购的，应在报送政府采购计划的同时，向采购小组提出书面申请(详细说明原因)。财务对其资金来源完成审核后，将一式四份的《采购申请单》连同采购人的书面申请转采购小组对其采购方式进行批复。

采购小组对采购项目是否符合以邀请方式进行政府采购的要求审核完毕后，作出批复，并将《市级单位政府采购计划批复书》(下称“计划批复书”)和政府采购计划发回采购人各一份。

第十条 政府采购计划的调整

政府采购计划一经确定，原则上不作调整。如遇特殊情况需调整的，按原报批程序执行。

第十一条 选择供应商、服务商、工程建设商、委托代理采购机构必须遵循以下规则：

不得选择被列入经营异常名录或严重违法企业名单的市场主体。

单项或批量采购预算金额达到公开招标数额标准的货物、工程、服务项目，应当采取公开招标方式。

委托代理采购机构从市级财政的备选库中抽取招标代理机构。具体操作方式由各科室及二层单位有关人员到代理机构备选库中随机抽取。各科室及二层单位不得违反本会已有的规定自行选择招标代理机构。

目录内或限额标准以上政府集中采购项目（除网上超市、网上竞价项目），委托市政府集采中心或委托代理机构根据实际情况通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源、框架协议等方式选择。

目录外或限额标准以下采购项目，由采购承办单位或采购小组通过竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源、网上超市、框架协议、直接订购等方式选择。具体选择情况为：

（一）5000元以下且为小额零星采购项目，采用直接订购方式采购；

（二）5000元—10万元以下项目，采用询价方式采购；

（三）10万元以上项目，由采购小组选择采购方式。

自行采购项目对货物、服务有指向性的，须经专家评审，并经采购小组批准后确定选择。

第十二条 采购必须遵循以下要求：

（一）招标

政府采购货物或者服务项目，采购金额达到300万元以上的，采用公开招标方式。采购承办单位或其委托的政府采购代理机构以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标竞争，从中择优选择中标供应商。

当公开招标方式费用占政府采购项目总价值的比例过大的，可以采用邀请招标。邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。

（二）谈判

政府采购工程依法不进行招标的，应当依照《中华人民共和国政府采购法》及《中华人民共和国政府采购法实施条例》等规定的竞争性谈判、竞争性磋商等采购方式采购。

谈判应组成由负责人、承办人、监督人、财务人员等5人以上参加的谈判小组。谈判小组集中与单一供应商分别进行谈判。可分为单方案谈判和多方案谈判。谈判小组所有成员集中与每一个被邀请的供应商分别进行谈判。

谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，本会从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

复杂的项目可以委托代理机构开展竞争性谈判或竞争性磋商。

待谈判程序完成后起草《采购合同》，按照《柳州市红十字会合同管理制度》签订。

按《采购合同》组织验收。

（三）询价

对需求客观、明确、采购金额在内控要求内的货物、工程和服务，采用询价采购方式。

询价应组成由负责人、承办人、监事会人员、财务人员等5人以上参加的采购小组，负责采购事项。确定采购需求、技术参数、价格等事项，起草采购项目询价单。采购单位随机选择3家以上符合资格供应商、服务商或工程建设商，通过向供应商、服务商或工程建设商发出采购项目询价单或者通过网上比价选择供应商、服务商或工程建设商。采购小组成员共同开标，以最低价中标确定供应商、服务商或工程建设商。现场填写询价采购记录表，参与人签字确认。待询价程序完成后，编写《采购情况说明》呈领导审批。

待审批程序完成后起草《采购合同》，按照《柳州市红十字会合同管理制度》签订。

按《采购合同》组织验收。

（四）单一来源

必须保证原有采购项目一致性或者服务配套要求的，需继续从原供应商处添购，且添购总额不超过原合同采购金额10%的，采用单一来源采购方式。

（五）网上超市

集中采购目录内或集中采购目录外且金额在5000元以下的货物或服务，可以采用网上超市采购方式。

集中采购目录内项目，向财政局申请政府采购计划，财政局审批后直接在政府采购平台下单并签订合同。

集中采购目录外且金额在5000元以下的项目，通过自行比价，可以在政府采购平台下单并签订合同，也可以在线下直接订购。

网上超市项目签订合同为政府采购平台格式合同，验收按照平台验收单要求验收。

（六）框架协议

集中采购目录以外，采购限额标准以上，本单位（部门）行政管理所需的法律、评估、会计、审计等鉴证咨询服务，属于小额零星采购的，采用框架协议采购方式。

主管预算单位可以自行或委托采购代理机构代理框架协议采购，采购代理机构应当在委托的范围内依法开展采购活动。

第十三条 供应商、服务商、工程建设商确定后，采购承办单位应按照招标文件、双方约定事项、合同格式拟定采购合同。

第十四条 采购原则

采购工作要遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。

采购工作必须遵守国家相关法律和法规并依法接受监督。

第十五条 采购小组负责质疑投诉处理工作，规定质疑答复工作的职责权限和工作流程，答复中形成的各种文件由政府采购单位（部门）进行归档和保管，质疑投诉问题要进行定期梳理报告，发现问题，改进工作。

第十六条 财务建立政府采购业务工作档案，定期分类统计政府采购信息，内部通报政府预算执行情况、采购业务开展情况。

加强涉密采购项目安全保密管理。涉密采购项目，应当在采购小组的监督指导下，严格履行安全保密审查程序，并与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。

附件：1.柳州市红十字会采购申请单

      2.柳州市红十字会采购项目询价单

      3.柳州市红十字会“三家报价”表

      4.柳州市红十字会固定资产采购验收表

附件1

柳州市红十字会采购申请单

注：该表采购申请为未在年初预算内体现的采购项目。采购项目的技术规格要求多的须另附页说明（经申请科室负责人签字）。

附件2

柳州市红十字会采购项目询价单

各服务供应商：

　　我会以询价采购方式进行下列货物/服务的政府采购，请有意参与的单位就以下采购项目内容进行书面报价。

    相关要求

　　1.参与报价的服务供应商应具有科技服务资质，优先考虑具有相关工作经验的服务供应商；

　　2.参与报价的服务供应商请按本次询价采购的要求向我单位提交报价文件及相关服务承诺等资料，我单位按照报价单位提交的服务承诺和报价的合理性确定成交供应商。

　　3.报价文件内容：

　　（1）报价文件（须加盖公章）；

　　（2）其它相关文件资料。

   4.出现下列情况之一者，报价文件无效，作为无效文件处理：（1）询价响应文件字迹模糊不清（包括提交的各类复印件、图纸）（2）询价响应文件内容、技术标准、售后服务没有实质性响应询价文件要求。（3）询价响应供应商所提供的产品不能满足询价文件的要求。

   5.询价响应文件的大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准：总价金额与按单价汇总金额不一致的，以单价金额计算结果为准；单价金额小数点有明显错位的，应以总价为准，并修改单价；对不同文字文本询价响应文件的解释发生异议的，以中文文本为准。

   6.询价评审、定标原则：在每份询价响应文件符合询价采购文件各项要求的情况下，以报价最低者为成交供应商；在此基础上报价若相同的，以售后服务承诺最优者作为成交供应商。

　 　    7.报价文件请于    年    月    日前以快递或直接送达方式报送至                。

　　     8.具体违约条款及其它未尽事宜，将在双方签订合同时约定。

柳州市红十字会

                                      年  月  日

附件3

柳州市红十字会“三家报价”表

注：此页不够可续页。